En el comienzo de un nuevo camino profesional como autónomo o pyme, pueden aparecer muchas dudas respecto al tema de la facturación y la cantidad de documentos que engloban este proceso. Uno de esos documentos que necesitarás saber realizar es el caso de la factura proforma, que suele emplearse a petición del cliente o en actividades relacionadas con el sector de la importación o exportación.
En este post, te indicaremos qué es, su contenido, funciones y las diferencias con otro tipo de documentos necesarios en el proceso de facturación.
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es una factura provisional o borrador, donde se establecen los detalles de una futura actividad comercial y se entrega al cliente una vez emitida. Este tipo de factura no tiene ningún tipo de validez fiscal ni contable, es un documento informativo, donde se concretan los detalles de lo que sería una futura factura definitiva en caso de que el cliente acepte con lo que se indica en la factura proforma.
¿Cuándo se utilizan las facturas proforma?
En el ámbito del comercio internacional y aduanas, este tipo de facturas sí que tiene validez, bien para aclarar el valor de la mercancía transportada o bien, en caso de incurrir en algún proceso judicial, esta factura proforma tendrá valor como prueba en el pleito. Otra función de estas facturas es, en caso de solicitud de subvenciones estatales o financiación, emplearlas como justificación y compromiso de una inversión a realizar.
¿Para qué sirve?
- Proporcionar datos específicos: Informa al cliente sobre los datos esenciales del acuerdo comercial, como son la cantidad de bienes solicitados, el total a pagar o las condiciones comerciales que se hayan acordado. Facilita a las partes involucradas el poder establecer unos términos antes de comprometerse formalmente.
- Contribuye a mantener la transparencia y a evitar conflictos: Al tener marcado desde un inicio los pasos a seguir durante la relación comercial, reduce la posibilidad de que haya malentendidos entre las partes.
- En el ámbito internacional, como se indicaba anteriormente, se emplea como referencia en trámites aduaneros, permite establecer una aproximación de los costes del transporte y la imposición de aranceles.
¿Qué información tiene que contener la factura proforma?
El contenido es bastante similar al de las facturas definitivas, es muy probable que uses la factura proforma para la emisión de la factura final.
La información que se suele incluir usualmente es:
- Encabezado: Se debe especificar que es una factura proforma.
- Fecha de factura.
- Datos fiscales del emisor: Donde se incluirá el nombre, NIF o CIF, dirección.
- Datos fiscales del receptor: En este apartado se incluirán los datos del cliente.
- Descripción de los bienes o servicios que se ofrecen, así como la cantidad de los mismos, el precio unitario y el precio total.
- Posibles impuestos y retenciones que se puedan aplicar.
- Firma o sello.
Al no tener validez fiscal, a diferencia de las facturas definitivas, no se tiene que numerar la factura proforma.
Diferencias entre factura proforma y presupuesto
Es bastante común confundir este tipo de facturas con un presupuesto, debido a que cumplen funciones muy similares. Sin embargo, existen diferencias entre ambos.
La principal diferencia se encuentra en el momento del envío al cliente, el presupuesto se suele enviar al principio de la negociación, una vez que el cliente haya aprobado el presupuesto, se enviará la factura proforma.
Cómo pasar a una factura ordinaria
La información que contienen ambas es bastante similar, una vez que el cliente acepte lo que se le ofrece en la factura proforma, es muy sencillo transformarla en una factura de venta:
- Eliminar el título donde se indica que es una factura proforma.
- Numerar de forma correcta la factura.
- Añadir el método de pago.
- Modificar la fecha de emisión.
